Membangun Organisasi yang Baik

MEMBANGUN ORGANISASI YANG BAIK

1.                   Latar Belakang

Setiap individu dengan segala kelebihan dan keterbatasan yang melekat di dalamnya memiliki sejumlah kebutuhan dan tujuan.Untuk mewujudkan kebutuhan dan tujuan yang diinginkan tidak jarang membutuhkan bantuan dan kerja sama dengan individu lain, sehingga terbentuklah kelompok. Dalam perkembangan selanjutnya beberapa kelompok membentuk kelompok yang lebih besar dan dikenal dengan sebutan organisasi. Salah satu ciri manusia modern adalah keanggotaannya dalam berbagai organisasi yang semuanya dimaksudkan untuk mencapai tujuan pribadinya, baik dalam arti peningkatan taraf hidup di bidang material maupun status sosial. Kehidupan modern mengakibatkan semakin kompleknya kebutuhan yang terkadang tidak mungkin dapat dipenuhi tanpa melalui organisasi. Sebagai suatu bentuk kumpulan manusia dengan ikatan – ikatan tertentu atau syarat-syarat tertentu, maka organisasi telah pula berkembang dalam berbagai aspek termasuk ukuran dan kompleksitas.

                                Semakin besar ukuran suatu organisasi semakain cenderung menjadi kompleks keadaanya. Kompleksitas ini menyangkut berbagai hal seperti kompleksitas alur informasi, kompleksitas komunikasi, kompleksitas pembuat keputusan, kompleksitas pendelegasian wewenang dan sebagainya.

                                Kompleksitas lain  adalah sehubungan dengan sumber daya manusia.Seperti kita ketahui bahwa sehubungan dengan sumber daya manusia ini dapat diidentifikasi pula berbagai kompleksitas seperti kompleksitas jabatan, kompleksitas tugas, kompleksitas kedudukan dan status, kompleksitas hak dan wewenang dan lain-lain. Dengan berbagai kompleksitas yang ada tentunya dibutuhkan pengelolaan organisasi yang tepat sehinga dapat tercipta suatu organisasi yang baik. 

               

2.            Permasalahan

Kompleksitas yang ada dapat merupakan sumber potensi untuk timbulnya konflik dalam organisasi terutama konflik  yang berasal dari sumber daya manusia, dimana dengan berbagai latar belakang yang berbeda tentu mempunyai tujuan yang berbeda pula dalam tujuan dan motivasi mereka bekerja. Dengan demikian salah satu karakteristik yang menonjol dari suatu kelompok adalah sering munculnya konflik antar individu dalam kelompok tersebut ,dan pada tahapan berikutnya bisa memicu munculnya konflik dengan kelompok lain dan konflik antar kelompok dalam organisasi. Selain itu ada pula tantangan dari luar yang membuat organisasi secara terus menerus bersaing untuk mempertahankan eksistensi disamping upaya mencapai tujuan yang telah ditentukan.

3.             Landasan Teori

3.1.         Pengertian

Organisasi berasal dari kata organon yang menurut bahasa Yunani berarti alat. Organisasi pada dasarnya digunakan sebagai tempat atau wadah dimana orang-orang berkumpul, bekerjasama secara rasional dan sistematis, terencana, terorganisasi, terpimpin dan terkendali, dalam memanfaatkan sumber daya organisasi yaitu seperti uang, material, mesin, metode, lingkungan, sarana-parasarana, data, dan lain sebagainya yang dipergunakan secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Menurut para ahli terdapat beberapa pengertian organisasi sebagai berikut:

-.   Robbins (1994:4) mendefinisikan organisasi adalah: “Kesatuan (entity) sosial yang dikoordinasikan secara sadar, dengan sebuah batasan yang relatif dapat diidentifikasikan, yang bekerja atas dasar yang relatif terus menerus untuk mencapai suatu tujuan bersama atau sekelompok tujuan”.

Selanjutnya Robbins (2006:4) menyatakan; “Karena organisasi didirikan untuk mencapai sasaran, seseorang harus menetapkan sasaran tersebut dan upaya untuk mencapai sasaran tersebut dan manajemen adalah orang itu”

-.   Siagian (2003:37) selanjutnya mendefinisikan organisasi sebagai: “Sekelompok orang yang terikat secara formal dan hirarkis serta bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu yang telah ditetapkan sebelumnya”.

-.   Pusdiklatwas BPKP (2002; 19) mendefinisikan: “Organisasi adalah setiap bentuk persekutuan antara dua orang atau lebih yang bekerja bersama-sama serta secara formal saling terikat dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan”. 

-.   Syamsi (1994:13), organisasi dapat diartikan 2 (dua) macam yaitu: (1) Dalam arti statis, organisasi sebagai wadah bersama sekelompok orang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu; (2) Dalam arti dinamis, organisasi sebagai suatu sistem, atau kegiatan sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu. Organisasi juga dapat diartikan sebagai sistem sosial dan dibentuk atas dasar kepentingan bersama.

-.   Stoner (1992) mengatakan bahwa organisasi adalah suatu pola hubungan-hubungan yang melalui mana orang-orang di bawah pengarahan atasan mengejar tujuan bersama.

-.  James D. Mooney mengemukakan bahwa organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama.

-.    Chester I. Bernard berpendapat bahwa organisasi adalah merupakan suatu sistem aktivitas kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.

3.2.         Tipe-tipe organisasi

Secara garis besar organisasi dapat dibedakan menjadi dua macam, yaitu organisasi formal dan organisasi informal. Pembagian tersebut tergantung pada tingkat atau derajat mereka terstruktur. Namur dalam kenyataannya tidak ada sebuah organisasi formal maupun informal yang sempurna.

Organisasi Formal

Organisasi formal memiliki suatu struktur yang terumuskan dengan baik, yang menerangkan hubungan-hubungan otoritasnya, kekuasaan, akuntabilitas dan tanggung jawabnya. Struktur yang ada juga menerangkan bagaimana bentuk saluran-saluran melalui apa komunikasi berlangsung. Kemudian menunjukkan tugas-tugas terspesifikasi bagi masing-masing anggotanya. Hierarki sasaran organisasi formal dinyatakan secara eksplisit. Status, prestise, imbalan, pangkat dan jabatan, serta prasarat lainya terurutkan dengan baik dan terkendali. Selain itu organisasi formal tahan lama dan mereka terencana dan mengingat bahwa ditekankan mereka beraturan, maka mereka relatif bersifat tidak fleksibel. Contoh organisasi formal ádalah perusahaan besar, badan-badan pemerintah, dan universitas-universitas (J Winardi, 2003:9).

Organisasi informal

Keanggotaan pada organisasi-organisasi informal dapat dicapai baik secara sadar maupun tidak sadar, dan kerap kali sulit untuk menentukan waktu eksak seseorang menjadi anggota organisasi tersebut. Sifat eksak hubungan antar anggota dan bahkan tujuan organisasi yang bersangkutan tidak terspesifikasi. Contoh organisasi informal adalah pertemuan tidak resmi seperti makan malam bersama. Organisasi informal dapat dialihkan menjadi organisasi formal apabila hubungan didalamnya dan kegiatan yang dilakukan terstruktur dan terumuskan. Selain itu, organisasi juga dibedakan menjadi organisasi primer dan organisasi sekunder menurut Hicks:

·         Organisasi Primer, organisasi semacam ini menuntut keterlibatan secara lengkap, pribadi dan emosional anggotanya. Mereka berlandaskan ekspektasi rimbal balik dan bukan pada kewajiban yang dirumuskan dengan eksak. Contoh dari organisasi semacam ini adalah keluarga-keluarga tertentu.

·         Organisasi Sekunder, organisasi sekunder memuat hubungan yang bersifat intelektual, rasional, dan kontraktual. Organisasi seperti ini tidak bertujuan memberikan kepuasan batiniyah, tapi mereka memiliki anggota karena dapat menyediakan alat-alat berupa gaji ataupun imbalan kepada anggotanya. Sebagai contoh organisasi ini adalah kontrak kerjasama antara majikan dengan calon karyawannya dimana harus saling setuju mengenai seberapa besar pembayaran gajinya.

Organisasi berdasarkan sasaran pokok yang ingin dicapai
                Organisasi yang didirikan  tentu memiliki sasaran yang ingin dicapai secara maksimal. Oleh karenanya suatu organisasi menentukan sasaran pokok mereka berdasarka kriteria-kriteria organisasi tertentu. Adapun sasaran yang ingin dicapai umumnya menurut J Winardi adalah:

-.   Organisasi berorientasi pada pelayanan (service organizations), yaitu organisasi yang berupaya memberikan pelayanan yang profesional kepada anggotanya maupun pada kliennya. Selain itu siap membantu orang tanpa menuntut pembayaran penuh dari penerima servis.

-.    Organisasi yang berorientasi pada aspek ekonomi (economic organizations), yaitu organisasi yang menyediakan barang dan jasa sebagai imbalan dalam pembayaran dalam bentuk tertentu.

-.    Organisasi yang berorientasi pada aspek religius (religious organizations)

-.    Organisasi-organisasi perlindungan (protective organizations)

-.    Organisasi-organisasi pemerintah (goverment organizations)

-.    Organisasi-organisasi sosial (social organizations)
     

4.             Pembahasan masalah

                                Dalam sebuah orgaisasi, terlalu banyak atau sedikit konflik akan merugikan bagi organisasi tersebut. Konflik yang terlalu banyak akan menimbulkan perasaan negatif yang kuat, mengabaikan saling ketergantungan dan tindakan agresif yang tidak terkontrol, serta tindakan balasan..Sedangkan terlalu sedikitnya konflik akan menghilangkan informasi kritis bagi  keharmonisan atau pengembangan organisasi lebih lanjut.

                                Menurut pandangan modern, konflik merupakan hal yang tidak dapat dihindari dalam organisasi.Konflik antar kelompok dapat menjadi kekuatan positif dan negatif bagi pencapaian tujuan organisasi.Manajemen tidak perlu berjuang untuk menghilangkan setiap konflik yang terjadi,tetapi konflik yang bersifat negatif dan menimbulkan dampak / gangguan terhadap pencapaian tujuan organisasi harus diminimumkan.Tetapi isu yang paling mendasar dan terpenting bukanlah pada makna dari konflik itu sendiri tetapi bagaimana cara mengelola konflik agar membantu efektifitas organisasi.

                                Banyak diantara kita yang menghindari konflik,,banyak diantara kita yang menganggap konflik harus dihindari, banyak diantara kita yang berpikiran pelaku konflik adalah musuh atau dimusuhi, dan dijauhi, banyak diantara kita yang takut masuk kedalam konflik. Padahal dari semua itu konflik bisa dimanage dengan baik dapat menjadi dinamika dalam berorganisasi,bisa menjadi hidupnya suatu organisasi.Kita perlu mempersepsikan konflik sebagai realita yang tidak perlu dihindari apalagi ditakuti sehingga bisa membuat  kehidupan organisasi stagnan,sebaliknya konflik harus diterima sebagai mesin dinamika organisasi yang harus dikelola secara cerdas,karena dalam kenyataannya konflik tidak selamanya bersifat destruktif.

Perlu adanya manajemen konflik yang baik. Adapun kegiatannya adalah menstimulasi konflik, mengurangi atau menurunkan konflik, dan mengendalikan konflik. Menstimulasi konflik dapat dilakukan dengan memberikan penghargaan prestasi, mengadakan evaluasi kinerja secara terpadu, memotivasi karyawan. Untuk mengurangi konflik dapat dilakukan dengan mengadakan kegiatan bersama, menetapkan peraturan, mutasi jabatan, menggabungkan unit yang konflik dan membuka forum dialog. Mengendalikan konflik dapat dilakukan dengan cara musyawarah, campur tangan pihak ke 3 atau mediator, konfrontasi, tawar menawar, dan kompromi. Organisasi dapat menerapkan manajemen konflik yang baik tergantung pada  kondisi yang ada dilapangan.     

Disinilah peran seorang pemimpin. Seorang pemimpin harus mampu menganalisa kondisi yang ada. Mampu membaca arah perubahan yang terjadi disekelilingnya. Cepat tanggap dalam menghadapi masalah. Memahami masalah tidak hanya dari satu sisi tapi dari berbagai sisi yang memungkinkan diambilnya sebuah keputusan yang tepat dan efektif.. Mengetahui dengan pasti karakteristik organisasinya baik itu hambatan, peluang, kelemahan maupun potensi yang dimiliki. Pemimpin organisasi harus mampu menjabarkan secara jelas tujuan yang hendak dicapai oleh organisasi sehingga masing-masing anggota tidak salah arah. Mengatur pembagian tugas yang jelas kepada setiap anggota sesuai dengan ketentuan yang telah disepakai sehingga tidak terjadi tumpang tindih wewenang dalam menjalankan tugasnya masing-masing. Pimpinan mampu menciptakan iklim yang kondusif guna membawa organisasi kearah yang lebih baik. Selain itu transparansi dan keterbukaan dalam menerima saran dan kritik dari anggota menjadi faktor yang tak kalah pentingnya.

Kemajuan organisasi ditentukan oleh para pengelolanya. Pemimpin berperan sebagai motor pengerak dalam kehidupan organisasi, betapapun tingginya tingkat keterampilan dan kinerja yang dimiliki oleh para pelaksana kegiatan operasional, para bawahan atau anggota organisasi tetap memerlukan pengarahan, bimbingan dan pengembangan. Agar organisasi dapat berjalan efektif, pemimpin harus melaksanakan empat peranan yaitu pemroduksian, pelaksanaan, pembaharuan, dan keemanduan. Peranan pemroduksian diartikan bahwa, produktivitas individual tidak secara otomatis dapat dicapai tanpa usaha dan peran pemimpin, pemimpin harus mampu mendayagunakan anggota dalam arti mengarahkan, menggerakkan, dan memotivasinya sehingga dapat bekerja secara optimal untuk menigkatkan produktivitas organisasi. Peranan pelaksanaan artinya pemimpin mengkoordinasikan, menjadwalkan, mengendalikan, dan mendisiplinkan karyawan. Peranan pembaharuan dilakukan oleh pemimpin karena organisasi berada dalam lingkungan yang terus berubah, pemimpin dituntut untuk mempunyai kemampuan untuk mengubah tujuan dan system yang dilaksanakan sesuai dengan tuntutan  perkembangan keadaan. Peranan pemaduan dalam organisasi adalah proses strategi perseorangan digabungkan ke dalam strategi kelompok, tujuan individual diselaraskan dengan tujuan kelompok, resiko individual menjadi resiko kelompok.   

Anggota organisasi juga harus berperan aktif dalam organisasi. Mengetahui tujuan organisasi. Mengetahui apa tugas dan tanggungjawabnya. Mengetahui segala konsekuensinya menjadi anggota organisai. Selain itu anggota juga dituntut untuk berpartisipasi.  Keterlibatan aktif dalam berpartisipasi, bukan hanya berarti keterlibatan jasmaniah semata. Partisipasi dapat diartikan sebagai keterlibatan mental, pikiran, dan emosi atau perasaan seseorang dalam situasi kelompok yang mendorongnya untuk memberikan sumbangan kepada kelompok dalam usaha mencapai tujuan serta turut bertanggung jawab terhadap usaha yang bersangkutan.

Suatu organisasi akan berhasil dalam mencapai tujuan dan program–programnya jika orang-orang yang bekerja dalam organisasi tersebut dapat melaksanakan tugas-tugasnya dengan baik sesuai dengan bidang dan tanggungjawabnya. Agar orang-orang dalam organisasi tersebut dapat melaksanakan tugasnya dengan baik, maka diperlukan seorang pemimpin yang dapat mengarahkan segala sumber daya yang ada menuju ke arah pencapaian tujuan. Dalam suatu organisasi, berhasil atau tidaknya tujuan tersebut sangat dipengaruhi dua faktor, yaitu Pemimpin dan orang yang dipimpinnya. Agar kepemimpinan yang dilaksanakan oleh pemimpin tersebut efektif dan efisien, salah satu tugas yang harus dilakukan adalah memberikan kepuasan kepada orang yang dipimpinnya.

5.             Penutup

5.1.         Kesimpulan

Dari pengertian para ahli disimpulkan bahwa ada 3 unsur utama dalam suatu organisasi, yaitu;

·       Organisasi memiliki kegunaan atau tujuan. Keberadaan suatu organisasi pada dasarnya dibentuk untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan,

·       Organisasi terdiri dari sekelompok manusia. Sekelompok mesin dalam suatu kantor atau pabrik bukanlah merupakan suatu organisasi, tetapi orang-orang yang bekerja pada kantor atau pabrik tersebut itulah yang merupakan organisasi.

·       Organisasi itu sendiri merupakan wadah bagi sekelompok manusia untuk bekerja sama.

Seorang pakar bernama Herbert G. Hicks mengemukakan dua alasan mengapa orang memilih untuk berorganisasi: a. Alasan Sosial (social reason), sebagai “zoon politicon ” artinya mahluk yang hidup secara berkelompok, maka manusia akan merasa penting berorganisasi demi pergaulan maupun memenuhi kebutuhannya. Hal ini dapat kita temui pada organisasi-organisasi yang memiliki sasaran intelektual, atau ekonomi. b. Alasan Materi (material reason), melalui bantuan organisasi manusia dapat melakukan tiga macam hal yang tidak mungkin dilakukannya sendiri yaitu:
1) Dapat memperbesar kemampuannya
2) Dapat menghemat waktu yang diperlukan untuk mencapai suatu sasaran, melalui bantuan sebuah organisasi.
3) Dapat menarik manfaat dari pengetahuan generasi-generasi sebelumnya yang telah dihimpun

Syarat organisasi bejalan dengan baik :

1. Nilai VISI
Berdirinya suatu organisasi yaitu harus mempunyai VISI ,dimana VISI tersebut berfungsi untuk menjalankan MISI atau dengan kata lain VISI merupakan suatu cara untuk menjalankan MISI.
2. MISI
Merupakan tujuan utama yang ingin di capai oleh suatu organisasi yang berdiri.

3. ATURAN
Merupakan suatu prosedur atau pun komitmen yang telah di sepakati bersama yang di maksudkan agar suatu VISI atau pun MISI yang di lakukan dapat berjalan dengan baik,aturan disini dapat berupa aturan tertulis dan aturan tidak tertulis

4. PROFESIONALISME
Merupakan kinerja atau pun dedikasi dari orang-orang yang ikut ambil bagian dalam organisasi tersebut,dimana seseorang dituntut untuk bekerja secara profesional

5. INSENTIF
Insentif didapat ,dimana ketika seseorang bisa menunjukan profesionalitas nya dan dapat di pertanggungjawabkan atas apa yang telah di kerjakan.

6. SUMBER DAYA
Merupakan segala sesuatu yang dapat di dayagunakan ,di manfaatkan untuk menunjang/mendukung berjalannya suatu organisasi untuk mencapai hasil yang maksimal.

7. RENCANA KERJA
Merupakan suatu bentuk program kerja yang telah disepakati bersama oleh seluruh partisipan .

KRITERIA PENGUKURAN EFEKTIVITAS ORGANISASI

•   Kontrol terhadap lingkungan

•   Efisiensi organisasi

•   Kemampuan organisasi untuk mempertahankan anggotanya.

•   Pertumbuhan organisasi

•   Kelancaran  komunikasi dalam organisasi

•   Kemampuan mempertahankan eksistensi organisasi

Sebuah organisasi dapat terbentuk karena dipengaruhi oleh beberapa aspek seperti penyatuan visi dan misi serta tujuan yang sama dengan perwujudan eksistensi sekelompok orang tersebut terhadap masyarakat. Karena sebuah organisasi yang baik adalah organisasi yang dapat diakui keberadaannya oleh masyarakat yang ada disekitarnya, keberadaan ini tentunya berupa suatu kontribusi yang diberikan sebuah organisasi tersebut. Suatu organisasi akan terus maju bila ada orang yang bekerja sama di dalamnya secara kompak. Mereka yang memiliki kemampuan yang berbeda namun mempunyai tujuan yang sama. Mereka loyal terhadap organisasi dan Sang Founding Father yang memimpinnya. Dengan hanya beberapa orang saja yang loyal suatu organisasi akan selalu ada dan terus maju.

Keragaman kemampuan menjadi modal selanjutnya untuk terus membangun organisasi lebih maju lagi. Bagi seorang pemimpin sudah menjadi tugasnya dalam mengetahui dan memilah-milah kemampuan anggotanya sehingga dapat menempatkan para anggotanya sesuai dengan keahlian masing-masing.

5.2.         Saran

                -. Jika ingin mendirikan organisasi setidaknya memenuhi 7 elemen dasar yang telah ada.

-. Mampu melihat peluang, kesempatan, kelemahan dan kekuatan yang ada dalam organisasi sebelum memutuskan strategi dan system yang akan dikembangkan oleh organisasi.

-. Mempertimbangkan dan memilih sosok figure ketua yang sesuai dengan karakter organisasi sehinga diharapkan mampu membawa kemajuan dan perubahan.